Beschaffung und Logistik
ABC-Analyse | XYZ-Analyse und deren Kombination
Beschaffung und Logistik ist ein äußerst komplexes Feld, das kleine und große Unternehmen jeder Branche vor große Herausforderungen stellt. Gerade im Angesicht zunehmender globaler Arbeitsteilung, internationaler Konkurrenz, Spezialisierung und Digitalisierung liegt der Wettbewerbsvorteil von Unternehmen oft nur in der Gestaltung der Geschäftsprozesse.
Glücklicherweise gibt uns die Betriebswirtschaft zahlreiche Werkzeuge an die Hand, mit denen wir Ordnung ins Chaos bringen und darauf fundierte Entscheidungen treffen können. Zwei dieser Werkzeuge sind die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse. Diese beiden Analyseverfahren sind nicht nur vielseitig einsetzbar, sondern werden dir mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in der Prüfung zum geprüften Handelsfachwirt IHK begegnen.
Was ist eine ABC-Analyse?
Bei der ABC-Analyse handelt es sich um ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren, das in der Literatur auch als Programmstrukturanalyse bekannt ist. Das Verfahren wurde bereits im Jahr 1951 von H. Ford Dickie entwickelt, der zu dieser Zeit im Management von General Electric tätig war. Die gedankliche Grundlage der ABC-Analyse bietet das Pareto-Prinzip.
INFO – Die oft auch als „80/20-Prinzip“ bezeichnete Regel des Ökonomen Vilfredo Pareto besagt grob, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden. Oder auch, 20 Prozent der Kunden erwirtschaften 80 Prozent des Gesamtumsatzes.
Dieses Gedankengerüst findet sich auch in der ABC-Analyse wieder. Der Erfinder Dickie übertrug das Pareto-Prinzip auf die betriebswirtschaftliche Ebene. Die ABC-Analyse ist damit grob gesagt ein Analyseverfahren, das eine Menge von Objekten absteigend nach ihrer Bedeutung für den Gesamtkontext in die drei Kategorien A, B und C einordnet. Anders als beim Pareto-Prinzip gilt hier jedoch eine leicht abweichende Klassifikation.
Wichtig: Die hier aufgeführte prozentuale Einteilung ist lediglich ein Orientierungswert, der die Dimension vorgibt. In der Literatur ist es auch durchaus üblich, eine Verteilung von 80%, 15% und 5% zu wählen. Letztlich legt jedes Unternehmen in der Praxis aber selbst fest, wo es die Grenzen für die Klassifizierung im Rahmen der ABC-Analyse zieht.
Wozu braucht man die ABC-Analyse?
Als Klassifizierungswerkzeug leistet die ABC-Analyse gerade im Bereich der Beschaffung und Lagerlogistik gute Dienste. Immerhin ist die Methode ideal, um die Komplexität großer Zahlen leichter handhabbar zu machen. Wer nämlich beispielsweise weiß, welche Produkte welchen Anteil am Umsatz ausmachen, kann seine betriebswirtschaftlichen Handlungen optimieren.
INFO: Die Eselsbrücke ABC = „Always“ „Better“ „Control“ hilft dir dabei, das Ziel der ABC-Analyse unabhängig vom Einsatzort im Auge zu behalten.
Im Fokus der ABC-Analyse stehen dabei vier Faktoren. Darunter die Senkung der Verwaltungs- und Lagerkosten, die Optimierung von Planungsprozessen und die Erhöhung des Gewinns. Auf diese Weise lassen sich unabhängig vom Einsatzbereich der Methode vier entscheidende Ziele erreichen:
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit
- Schwerpunktsetzung für die Rationalisierung
- Trennung des „Wesentlichen“ vom „Unwesentlichen“
- Vermeidung unwirtschaftlicher Anstrengungen
Im Umfeld der Beschaffung und Logistik spielt die ABC-Analyse eine zentrale Rolle bei der Beschaffung und Lagerung von Waren. So erhält ein Unternehmen durch die Klassifizierung seines Lagerbestands in A, B und C-Waren einen Überblick über die Zusammensetzung des Warenlagers. Auf Basis dieser Zusammensetzung kann das Unternehmen nun beispielsweise entscheiden, wie es seine Bestellpolitik anpasst.
Je nach Wert der klassifizierten Waren ist dabei eine abweichende Bestellpolitik sinnvoll, um kosteneffizient zu arbeiten. Eine beispielhafte Fragestellung wäre hier: Welche Waren in unserem Lager binden im Verhältnis übermäßig viel Kapital und lassen sich zur Senkung des gebundenen Kapitals einsetzen?
Mit der ABC-Analyse lassen sich aber auch noch zahlreiche weitere Sachverhalte analysieren. So zum Beispiel:
- Personalmanagement: Klassifizierung von Mitarbeitern nach deren Leistung oder den entstehenden Personalkosten.
- Projektmanagement: Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, klassifizieren Projekte häufig nach Zeitaufwand und Volumen in A-, B- und C-Projekte.
- Lagerhaltung: Waren und Materialien lassen sich nach Zugriffshäufigkeit klassifizieren und somit optimal im Lager anordnen.
- Klassifikation von Produkten: Welche Produkte tragen einen großen Teil zum Umsatz bei, welche nicht?
- Qualitätsmanagement: Identifikation von häufigen Fehlerquellen und dem kumulierten Schaden.
- Kundenwert: Welche Kunden erwirtschaften einen hohen Anteil am Jahresumsatz oder Deckungsbeitrag, welche einen niedrigen? Dementsprechend kann entschieden werden, welchen Aufwand ein Unternehmen in eine spezifische Kundenbeziehung stecken sollte.
- Spezialfall bei Handelsunternehmen: In Handelsunternehmen klassifiziert man Produkte nach der Umschlaghäufigkeit in „Schnelldreher“ bzw. „Renner“ (A-Produkte), Produkte mit mäßigem Umsatz (B-Produkte) und „Langsamdreher“ bzw. „Penner“ (C-Produkte).
Beispiel: So führst du eine ABC-Analyse durch
Um die Funktionsweise und die praktischen Auswirkungen der Klassifikation zu veranschaulichen, wollen wir an dieser Stelle einmal eine einfache ABC-Analyse durchführen. Dazu schauen wir uns zunächst die folgende Lagerbestandsliste eines Maschinenbauunternehmens an, das zur Produktion einer Maschine folgende Güter benötigt:
1. Die Grenzen zwischen den Kategorien A, B, und C ziehen.
Die Grenzen der Klassifizierung zwischen A-, B- und C-Gütern sind in den meisten Fällen (auch in der Prüfung) vorgegeben. Ansonsten orientierst du dich an der bereits erwähnten Aufteilung von ca. 75 Prozent (A), ca. 20 Prozent (B) und ca. 5 Prozent (C).
2. Berechne den wertmäßigen Verbrauch der einzelnen Güter.
Hierzu multiplizierst du den Stückpreis jedes Gutes mit der Anzahl des Gutes. Als Ergebnis erhältst du den wertmäßigen Verbrauch. Für Gut 1 ergibt sich aus der Berechnung 850,00 Euro x 300 ein wertmäßiger Verbrauch von 255.000 Euro. So verfährst du nun auch mit allen anderen Gütern. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
3. Berechne den Wertanteil.
Im nächsten Schritt berechnest du zunächst die Summe des Wertes aller Güter. Anschließend folgt die Berechnung, welchen Anteil der Wert der jeweiligen Güter am Gesamtwert hat.
4. Sortiere alle Güter absteigend nach ihrem wertmäßigen Verbrauch.
5. Berechne den kumulierten Wertanteil aller Güter.
EXKURS „kumulierte Werte“: Kumulieren bedeutet so viel wie „ansammeln“ oder „summieren“. In der Mathematik spricht man bei kumulierten Werten daher auch von sogenannten „aufgelaufenen“ bzw. „aufaddierten“ Summen über einen bestimmten Betrachtungszeitraum. In unserem Beispiel der ABC-Analyse kommen kumulierte Werte als kumulierter Wertanteil zur Anwendung. In der Praxis addieren wir dabei nacheinander den Wertanteil der sortierten Güterliste auf. Anhand dieser „Kumulation“ können wir leicht die Einordnung in die drei Güterklassen der ABC-Analyse gemäß der zuvor festgelegten Einteilung vornehmen.
6. Teile die Güter mit Hilfe des kumulierten Wertanteils in die drei Klassen A, B und C ein.
Ordne die Güter nun den anfangs definierten Kategorien zu. Beginne mit der Einteilung der A-Güter. Schau dir dazu die Spalte des kumulierten Wertanteils an. Ziehe die Grenze zu den B-Gütern dort, wo sich ca. die „magische“ 75%-Grenze befindet. Verfahre so auch weiter mit den B-Gütern. Die Grenze zwischen den B-Gütern und C-Gütern liegt dort, wo der kumulierte Wertanteil ca. die zuvor definierte Schwelle zu den C-Gütern erreicht. Zur Erinnerung: Der Anteil der C-Güter soll bei ca. 5 Prozent liegen.
Die Güter 1 und 5 sind die größten Posten und erreichen gemeinsam 73,14 Prozent des Wertanteils. Das liegt nahe am Richtwert von 75 Prozent, sodass beide Güter in der A-Kategorie landen. Die Güter 2 und 3 hingegen machen einen Anteil von 22,23 Prozent aus und fallen damit in die Kategorie B. Übrig bleiben die geringwertigen C-Güter 4, 6 und 7 mit einem Anteil von 4,63 Prozent.
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Welche Auswirkung hat die ABC-Analyse auf die Beschaffung und Lagerung von Waren?
Die Identifikation und Einteilung von Gütern mittels ABC-Verfahren hilft dabei, Beschaffungs- und Lagerprozesse im Hinblick auf die Beschaffenheit und den Wertanteil von Gütern sinnvoll zu optimieren. Grundsätzlich kannst du dir folgende Vorgehensweise merken:
A-Güter
Diese Güter sind mit einer besonderen Sorgfalt zu beachten bzw. es darf ein höherer Aufwand betrieben werden – dieser ist idealerweise programmgesteuert. Möglich ist hier beispielsweise die Aufnahme von Preisverhandlungen mit aktuellen Lieferanten sowie mit alternativen (zuverlässigeren / leistungsfähigeren) Lieferanten.
Grundsätzlich gilt aber: A-Güter sollten nach Möglichkeit immer in der optimalen Bestellmenge beschafft bzw. einsatzsynchron angeliefert werden (Just-in-Time-Produktion). Wichtig ist neben einer ausführlichen Marktbeobachtung und der Haltung nur geringer Sicherheitsbestände auch die eingehende Kontrolle von Entnahmen und Lagerbeständen.
B-Güter
Bei Gütern mit mäßigem Wert hängt die Auswahl der Beschaffungsart und Lagerhaltung z.B. von Bedarfsschwankungen und individuellen Nutzenpräferenzen ab. Insbesondere der Punkt der Bedarfsschwankungen wird von der XYZ-Analyse berücksichtigt.
C-Güter
Wegen des geringen Wertes von C-Gütern darf die Lagerhaltung ruhig relativ großzügig ausfallen (Vorratsbeschaffung). Einfache Dispositionsverfahren, höhere Sicherheitsbestände, vereinfachte Bestellabwicklung über das Internet oder die Dezentralisierung der Beschaffungsvorgänge reichen für C-Güter aus.
Was ist eine XYZ-Analyse
Die XYZ-Analyse ist ein Klassifizierungsverfahren aus dem Bereich der Materialwirtschaft. Mit Hilfe dieser betriebswirtschaftlichen Methode kannst du Güter bzw. Beschaffungsobjekte nach der Vorhersagegenauigkeit ihres Verbrauchs in die drei Klassen X, Y und Z einteilen. Es handelt sich also wie die ABC-Analyse um ein dreiklassiges Klassifizierungsverfahren.
Hintergrund der XYZ-Analyse ist die Tatsache, dass jedes Gut oder Produkt einem unterschiedlichen Bedarf unterliegt, der wiederum auf individuellen Faktoren beruht. Das ist für die Beschaffung und Lagerhaltung ein großes Problem. Dementsprechend nimmt die XYZ-Analyse eine Einteilung nach der Verbrauchstruktur von Gütern vor, sodass sich für jedes Produkt die optimale Bestellhäufigkeit ermitteln lässt.
Die Einteilung beginnt bei der Verbrauchsklasse der X-Güter. Diese Güter weisen einen annähernd konstanten Verbrauch auf, der nur selten geringe Schwankungen aufweist. Die Vorhersagegenauigkeit ist hoch.
Bei Y-Gütern hingegen liegen stärkere Verbrauchsschwankungen vor. Diese beruhen auf saisonalen oder trendspezifischen Gründen. Der Verbrauch von Y-Gütern lässt sich auf Basis des zugrundeliegenden (steigenden / fallenden) Trends bzw. Saisonverlaufs relativ gut berechnen. Dementsprechend ist die Vorhersagegenauigkeit moderat.
Güter, die in die Z-Klasse fallen, sind hingegen besonders problematisch, da bei Z-Gütern ein unregelmäßiger Verbrauch vorliegt, der nicht berechenbar ist. Die Vorhersagegenauigkeit ist demzufolge sehr niedrig.
TIPP: Die XYZ-Analyse ist auch als RSU-Analyse bekannt.
R = regelmäßig, S = saisonal / trendförmig, U = unregelmäßig
Grundlage für die Klassifizierung von Gütern ist die Auswertung der Umschlagshäufigkeit bestimmter Güter in einem definierten Betrachtungszeitraum. Festgelegt werden die Werte für die XYZ-Klassifizierung auf Basis des sogenannten Variationskoeffizienten (VK). Dieser errechnet sich aus dem Mittelwert des Verbrauchs eines Gutes in einer Betrachtungsperiode sowie dessen Standardabweichung. Die Formel zur Berechnung des Variationskoeffizienten lautet:
Auch wenn die genaue Einteilung nach X-, Y- und Z-Gütern ähnlich wie bei der ABC-Analyse von der Branche und individuellen Entscheidungen jedes Unternehmen abhängt, kannst du dich an folgenden Werten orientieren:
X-Güter: VarK = 0-25%
Y-Güter: VarK ≥ 25-50%
Z-Güter: VarK ≥ 50%
In der Praxis handelt es sich bei rund 50 Prozent aller Güter um Z-Güter. Darauf folgen die Y-Güter mit ca. 30 Prozent und die X-Güter mit rund 20 Prozent.
Auswirkungen der XYZ-Klassifizierung
X-Güter, die einen sehr konstanten und gut prognostizierbaren Bedarf haben, können in regelmäßigen Abständen in festgelegten Tranchen beschafft werden, da der Bedarf kaum schwankt. Ein Sicherheitspuffer ist in der Regel nicht notwendig. Oftmals bietet sich auch eine fertigungssynchrone Just-in-Time-Beschaffung an. Für Z-Güter hingegen empfiehlt sich eine bedarfsweise Beschaffung, da der tatsächliche Verbrauchszeitpunkt ebenso ungewiss ist wie die Höhe des Verbrauchs. Eine Lagerhaltung, wie sie bei trendspezifischen Verbräuchen (Y-Güter) empfehlenswert ist, führt bei Z-Güter zu unverhältnismäßig hohen Lager- bzw. Opportunitätskosten.
So kannst du die ABC- und XYZ-Analyse kombinieren
In Unternehmen wird die ABC-Analyse oftmals in Kombination mit der XYZ-Analyse eingesetzt. Genau betrachtet handelt es sich dabei um die Erweiterung der wertmäßigen Betrachtung der ABC-Analyse durch eine zeitliche Komponente der XYZ-Analyse. Mit Hilfe der sogenannten ABC/XYZ-Analyse lassen sich beispielsweise die Lagerhaltungskosten vor allem in Bezug auf die Kapitalbindung optimieren.
Die Durchführung ist vergleichsweise einfach. Zunächst führst du beide Verfahren getrennt voneinander mit den gleichen zugrundeliegenden Gütern aus. Ist das Geschehen kannst du jedes Gut gemäß seinen Eigenschaften in die folgende Matrix einordnen.
Aus der Position jedes einzelnen Gutes kannst du nun entsprechende Handlungsoptionen ableiten. Völlig unproblematisch ist beispielsweise die Behandlung von AX- und BX-Gütern. Durch ihren hohen Wertanteil und den konstanten Verbrauch ist die Steuerung der Beschaffung einfach. Hier bietet sich die Just-in-Time-Beschaffung (JIT) oder Just-in-Sequenz-Beschaffung (JIS) an. (In der Literatur ist auch immer wieder davon die Rede, dass AX-, BX-, CX-, AY- sowie BY-Güter grundsätzlich für die Just-in-Time-Beschaffung geeignet sind.)
AZ- und BZ-Güter sind problematisch, da sie einerseits einen hohen wertmäßigen Anteil haben, andererseits aber einen kaum prognostizierbaren Verbrauch aufweisen. Unternehmen müssen hier einen Kompromiss finden, da ein zu hoher Lagerbestand enorme Lagerkosten verursacht und ein zu geringer Bestand das Risiko für Produktionsengpässe erhöht.
BY-Güter hingegen lassen sich über eine fortlaufende Prognose (Rolling Forecast) per Vorratsbeschaffung beschaffen. Bei CZ-Gütern muss der Beschaffungsaufwand minimiert werden. Mögliche Ansätze sind die Beschaffung im Bedarfsfall, wie z. B. die KANBAN-Beschaffung sowie die Festlegung von großzügigen Sicherheitsbeständen.
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Lernkarten Verlag Inh. David Guttmann
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Sehr gut geschrieben!
Vielen Dank!
Danke für den hilfreichen Artikel. Ich finde Du hast sehr schön erklärt wie beide Methoden funktionieren und den Unterschied zwischen Ihnen deutlich gemacht. Ich bin wirklich begeistert. Der Text war lückenlos und verständlich geschrieben :- ) Das hat mir sehr weitergeholfen. Ich glaube ich werde diese Seite gleich abspeichern! Super Arbeit!
Hey Sarah, vielen lieben Dank für das tolle Feedback! Falls du Ideen oder Wünsche hast für weitere Artikel dann lass es uns wissen.