Unternehmensführung und -steuerung
Der Businessplan – Die Grundlage für jedes Geschäft
„Erfolg ist planbar.“ Mit genau diesen Worten gehen die meisten Gründerberater alles andere als sparsam um. Und damit haben sie Recht, denn die Grundlage eines funktionierenden Geschäfts ist ein durchdachter und sinnvoll ausgearbeiteter Businessplan. Dementsprechend folgt ein Businessplan klaren Regeln, hat einen fest definierten Aufbau und unverzichtbare Inhalte.
Da dieses Konzept zu den zentralen Elementen der Unternehmensführung und Gründung gehört, ist es auch in den Prüfungen zum Handelsfachwirt IHK ein gern gesehenes Thema. Was also hat es mit dem Businessplan auf sich? An wen richtet er sich? Und wie ist er aufgebaut? Diese und noch viele weitere Fragen möchte ich dir in diesem Blog-Post beantworten.
Was ist ein Businessplan?
Der Businessplan (auch: Geschäftsplan) ist das zentrale Schriftstück für eine strukturierte Unternehmensgründung und besteht aus qualitativen Inhalten und quantitativen Inhalten. Als sinnvolles Strukturelement dient der Businessplan dazu, eine Geschäftsidee systematisch zu durchdenken und dabei nach Möglichkeit alle Einflussfaktoren zu berücksichtigen.
Bei der schriftlichen Aufstellung geht es um die Beschreibung des unternehmerischen Vorhabens, die geplanten Ziele und Strategien samt deren Rahmenbedingungen darstellt. Dabei präsentiert der Businessplan die wesentlichen Eckpunkte der unterschiedlichen Entwicklungsphasen einer Unternehmen inklusive deren strategischen Bedeutung. In der Praxis erfüllt der Businessplan damit viele Aufgaben.
Wozu braucht man einen Businessplan?
Strategische Richtlinien
Gerade in der Gründungsphase junger Unternehmen ist häufig Flexibilität gefragt. Durch knappe Ressourcen, unvorhergesehene Schwierigkeiten und die Abhängigkeit von kurzfristigen Erfolgen müssen die Gründer bzw. die Geschäftsleitung häufig spontan regieren. Der Businessplan gibt in diesem Kontext die strategischen Richtlinien vor, sodass der langfristige Kurs trotz kurzfristiger Änderungen erhalten bleibt.
Zeitliche Orientierung
Der Businessplan dient nicht nur als inhaltliche, sondern auch als zeitliche Leitplanke. So beinhaltet er beispielsweise konkrete Angaben darüber, wann der Break-Even-Point, bestimmte Umsätze oder definierte Ziele erreicht sein sollen. Damit kann sich die Geschäftsleitung ihre operativen Tätigkeiten jederzeit am ursprünglichen Zeitplan ausrichten.
Erfolgskontrolle
Die fixe Definition klar umrissener Ziele ist ein zentrales Element in jedem Businessplan. Mit Hilfe dieser festgeschriebenen Ziele ist den Gründern jederzeit möglich, durch den Vergleich von Ist- und Soll-Zustand eine Erfolgskontrolle vorzunehmen. Somit ist sichergestellt, dass sich die Unternehmung noch auf dem ursprünglichen Weg zum Ziel befindet. Zudem dient der Businessplan damit der Identifikation von Fehlern und Verbesserungspotenzialen.
Finanzierungsgrundlage
Ein überzeugender Businessplan ist wie ein Bewerbungsschreiben für eine erfolgreiche Fremdfinanzierung. Er dient dazu, Kreditgeber bzw. Investoren durch eine hohe Aussagekraft und eine ansprechende Qualität von einer Geschäftsidee zu überzeugen und damit den Weg für die Finanzierung zu ebnen.
Weitere Aufgaben eines Businessplans
An wen richtet sich der Businessplan?
Der Businessplan ist ein Instrument, dass sich sowohl an interne als auch an externe Adressaten richten. Allem voran stehen die Gründer und Geschäftsführer, die den Businessplan als Orientierung und Kontrollinstrument verwenden. Auch Mitarbeiter und Führungskräfte gehören zum internen Adressatenkreis. Das gilt sowohl bei Neugründungen als auch bei länger bestehenden Unternehmungen. Zu den externen Adressaten gehören Investoren, mögliche Gesellschafter, Banken, anderweitige Kreditgeber sowie Behörden, die über Gründungszuschüsse oder Genehmigungen entscheiden.
Welches sind die qualitativen Bestandteile eines Businessplans?
Die qualitativen Inhalte des Businessplans umfassen alle Angaben, die sich anders als Bilanzen und GuVs nicht in harten Zahlen ausdrücken lassen. Zu den qualitativen Komponenten gehört neben der Darstellung der Kompetenzen der Gründer auch die Darstellung von organisatorischen Elementen sowie die Definitionen von Zielen und Strategien. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten qualitativen Bestandteile:
Gründerperson
Ein qualitatives Element, das in einem Businessplan oft unterschätzt wird, ist die Gründerperson bzw. das Gründerteam. Vor allem Geldgeber möchten natürlich wissen, mit wem sie es zutun haben, welche Qualifikation diese Person hat und wem sie im Zweifelsfall große Summen leihen. Ein Lebenslauf gehört unter diesem Punkt daher ebenso in einen Businessplan hinein wie die konkrete Formulierung der Motivation.
Geschäftsidee
Die Geschäftsidee die die Seele jedes Businessplans und muss dementsprechend detailliert ausgearbeitet sein. Immerhin ist es die Vision des Gründers bzw. der Geschäftsführung, die Investoren, Kreditgeber und Mitarbeiter von der Unternehmung überzeugen soll. Kern der Geschäftsidee ist die Dienstleistung bzw. das Produkt oder Produktsortiment. Wichtig ist, dass aus dem Businessplan der Kundennutzen klar hervorgeht und klar kommuniziert wird, wo der Mehrwert gegenüber bestehenden Produkten besteht. Eine gute Geschäftsidee hat damit einen innovativen Charakter. Sei es nun durch das Produkt an sich, den Vertriebsweg oder durch die Schaffung einer neuen Dienstleistung.
Unternehmensziele und -strategien
Ohne klar definierte Ziele und Strategien ist jedes Unternehmen ein Schiff ohne Ruder. Unternehmensziele und Unternehmensstrategie sind dabei keinesfalls gleichzusetzen. Während die Unternehmensstrategien als Leitfaden für zielgerichtete Handlungen dienen (z.B. Qualitätsführerschaft), bezeichnen Unternehmensziele einen stimmten Unternehmenserfolg wie z.B. die Erhöhung des Marktanteils, der für die Zukunft angestrebt wird. Gemeinsam ergeben Unternehmensziele und Unternehmensstrategie das Leitbild eines Unternehmens.
Was versteht man unter dem Unternehmensleitbild?
Das Unternehmensleitbild erfüllt drei grundlegende Funktionen. Im Rahmen der Orientierungsfunktion wird die Soll-Funktion des Unternehmens dargestellt, sodass Handlungen daran ausgerichtet werden können. Im Zuge der Legitimationsfunktion klärt das Unternehmen über seine Handlungsgrundsätze auf und begründet diese gegenüber internen und externen Interessensgruppen. Die Motivationsfunktion schließlich formuliert realistische und konsensfähige Ziele, die z.B. die Identifikation von Mitarbeitern mit dem Unternehmen stärken. Typische Fragestellungen sind: Wofür steht das Unternehmen? Welche Werte bilden die Handlungsgrundlage? Wonach streben wir?
Ziele müssen SMART definiert sein!
Gute Ziele sind nach der sogenannten SMART-Formel definiert, die sich als Qualitätsmaß für die Zielsetzung etabliert hat. Dementsprechend wird auch bei der Bewertung des Businessplans großer Wert auf SMARTE Ziele gelegt. Nach der SMART-Formel müssen Unternehmensziele gemäß der folgenden Eigenschaften formuliert sein:
- S wie spezifisch: Ziele müssen klar und präzise formuliert sein. Eine Aussage wie „ich möchte reich werden“ ist nicht spezifisch. Besser ist: „Ich möchte am 1. Januar 2030 1 Million Euro auf meinem Bankkonto haben.
- M wie messbar: Jedes Ziel muss sich messen lassen. Eine quantitative Zielformulierung mit fixen Zahlen ist ideal.
- A wie attraktiv: Es muss sich um ein relevantes Ziel für den Gründer bzw. die Unternehmung handeln. Idealerweise sollte ein Ziel begeistern. Das weckt das Interesse von Bankern und Investoren und fördert die Selbstdisziplin.
- R wie realistisch: Jede Zielformulierung muss realistisch sein. Das heißt, dass Zielwerte in dem vorgegebenen Zeitrahmen auch umzusetzen sind. Langfristige Ziele darfst du ruhig groß stecken. Kurz- und mittelfristige Ziele sollten dagegen nicht zu groß sein, um Überforderung zu vermeiden.
- T wie terminorientiert: Ein Ziel muss zeitgebunden sein. Nur mit zeitgebundenen Zielen kannst du überprüfen, wie es um deinen Fortschritt bestellt ist. Zudem erhöhen Deadlines durch positiven Druck die Motivation. Denke bei der Formulierung allerdings daran, dass der Termin „realistisch“ sein muss.
Ein wichtiges Element für die Ziel- und Strategieentwicklung ist die gewissenhafte Analyse von Chancen und Risiken. Das wohl bekannteste Werkzeug ist die SWOT-Analyse. Diese setzt sich aus einer internen Analyse anhand von Stärken und Schwächen sowie einer externen Umfeldanalyse nach Chancen und Risiken zusammen.
Marketing und Vertrieb
Unter dem Punkt Marketing und Vertrieb fasst der Businessplan zusammen, mit welcher Strategie und auf welchem Weg das Produkt bzw. die Dienstleistung beworben werden soll. Dabei geht es auch darum, welche konkreten Marketingmaßnahmen vorgesehen sind. Ein ideales Konzept zur Darstellung der marketingpolitischen Instrumente ist der Marketingmix (4 P’s des Marketing), der die Dimensionen Price, Product, Place und Promotion beschreibt.
Markt- und Branchenanalyse
Die beste Geschäftsidee ist wenig wert, wenn kein Markt dafür existiert oder die Konkurrenzsituation das Fußfassen unmöglich macht. Eine eingehende Markt- und Branchenanalyse ist daher für den Businessplan unverzichtbar. Hier spielt beispielsweise die Ermittlung der Marktgröße anhand der Umsatzdaten eine entscheidende Rolle.
Hinzu kommt die Untersuchung der möglichen Marktveränderungen, um das Leistungsangebot in Zukunft darauf anpassen zu können. Ebenfalls dazu zählt die Analyse der Marktwachstumsraten, um zu erkennen, ob das Wachstum beständig und ausreichend groß ist. Abgerundet wird dieser qualitative Bestandteil durch einen Blick auf die Wettbewerbssituation und die genaue Definition der Kundenzielgruppen.
Standortanalyse
Bei vielen Geschäftsmodellen spielt ein geschickt gewählter Standort eine große Rolle für den Geschäftserfolg. Im Kapitel „Standort“ geht es dementsprechend um die Eigenschaften des geografischen Standorts und die Räumlichkeiten, wobei jeweils Vor- und Nachteile sowie Entwicklungspotenziale aufgezeigt werden. Für eine detaillierte Standortauswertung sind im Businessplan sowohl weiche Standortfaktoren als auch harte Faktoren enthalten. Darunter etwa:
- Wie attraktiv ist die Lage durch die Erreichbarkeit, Attraktivität und Sichtbarkeit für Mitarbeiter und Kunden?
- Wie ist die Gewerbefläche gestaltet und welche Regularien gelten es vor Ort? (z.B. Größe, Möglichkeiten zur Expansion, behördliche Richtlinien.
- Beurteilung der Personalsituation durch die Verfügbarkeit und Qualifikation von Arbeitskräften
- Einschätzung des Nachfragepotenzials anhand der Kaufkraft, des Einzugsgebiets und des Anteils an Laufkundschaft.
- Wie fallen die Kosten für Miete, Fördermittel, Investitionen, Pacht und Gewerbesteuer aus.
- Befinden sich Zulieferer in der Nähe, die eine gute Qualität liefern?
- Analyse der Konkurrenz anhand von Eigenschaften wie der räumlichen Nähe, den Marktanteilen und dem Leistungsspektrum.
Unternehmens- und Rechtsform
Bereits im Businessplan muss die für den Geschäftszweck bzw. das Unternehmen geeignete Rechtform gewählt werden. Von der Wahl der Rechtsform hängt beispielsweise die Attraktivität einer Unternehmung für Investoren bzw. Kreditgeber ab. Personengesellschaften mit persönlicher Haftung des Inhabers bzw. Gründers bekommen beispielsweise mit höherer Wahrscheinlichkeit eine günstige Gründungsfinanzierung als Kapitalgesellschaften mit beschränkter Haftung. Mehr zur Wahl der richtigen Rechtsform erfährst du in meinem Artikel zum Thema „Die Unternehmensform: Rechtsformen, Haftung und steuerliche Aspekte.“
Organisation
Ebenfalls in den Businessplan gehören Angaben zur Organisation und Administration im Unternehmen. Dabei ist neben der Aufbauorganisation auch die Ablauforganisation darzulegen. Wichtige Punkte sind hier etwa die Form der Hierarchie, der Führungsstil und die Aufgabenverteilung. Eine klar aufgeschlüsselte Organisation strahlt gegenüber externen Adressaten Seriosität aus und sorgt auf der internen Ebene für einen möglichst reibungslosen Ablauf geschäftlicher Prozesse.
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Hier findet ihr ein informatives Video zum Thema Businessplan
Welches sind die quantitativen Bestandteile eines Businessplans?
Während sich die qualitativen Bestandteile des Businessplans mit weichen Faktoren wie Strategien, Kompetenzen und Zielen beschäftigen, dreht sich bei den quantitativen Faktoren alles um den Kapitalbedarf und die Finanzierung. Die Elemente und Pläne zeigen auf, ob ein wirtschaftliches Vorhaben sinnvoll ist und wie es um die langfristigen Erfolgsaussichten bestellt ist. Besonders bei Kapitalgebern ist ein gewissenhaft ausgearbeiteter quantitativer Bestandteil der ausschlaggebende Faktor. Die wichtigsten quantitativen Bestandteile sind:
Investitionsplan
Der Investitionsplan beinhaltet eine Aufstellung aller vorgesehenen Investitionen für einen definierten Planungszeitraum. Typisch ist dabei die genauere Beschreibung der Einzelinvestitionen inklusive der an sie gestellten Anforderungen. Basis für den Investitionsplan sind Preislisten und konkrete Angebote. In den Investitionsplan gehören auch Gründungskosten wie das eventuell zu hinterlegende Stammkapital sowie die Anwaltskosten.
Kapitalbedarfsplan
Ein Kapitalbedarfsplan gehört in jeden Businessplan. Ganz gleich, ob eine Fremdfinanzierung notwendig ist oder, ob die Unternehmung komplett über eigene Ersparnisse finanziert wird. Er beantwortet die Frage danach, wie viel Kapital ein Unternehmen für die Abdeckung von Investitionen und Strukturvermögen benötigt und wofür das Kapital eingesetzt wird. Grob gliedert sich der Kapitalbedarfsplan in drei Bereiche:
- Kapitalbedarf vor der Gründung
- Kapitalbedarf in der betrieblichen Anlaufphase
- Kapitalbedarf zur Sicherung des persönlichen Lebensunterhalts
Finanzierungsplan
Der Finanzierungsplan ist eine detaillierte Aufstellung, die Aufschluss darüber gibt, woher das Kapital für die Finanzierung der geplanten Ausgaben stammt. Darüber hinaus gibt der Finanzierungsplan Aufschluss darüber, welche Form der Finanzierung notwendig und angedacht ist. Unterschieden wird hier zwischen der Außenfinanzierung und der Innenfinanzierung. Während das Kapital bei der Innenfinanzierung aus dem Unternehmenskreislauf selbst stammt, stammt das Kapital bei der Außenfinanzierung in Form von Fremd- oder Eigenkapital von außen.
Planbilanz
In der Planbilanz dreht sich alles darum, wie sich Umsätze und Ausgaben des Unternehmens als Plangrößen auf die Bilanz auswirken. Die bilanzielle Gegenüberstellung der Aktiva- und Passivapositionen ist ein zentrales Planungs- und Kontrollinstrument. Im Businessplan soll die Planbilanz eine möglichst präzise Schätzung von Aktiva und Passiva aufzeigen. Da dieses Instrument ein deutlicher Hinweis auf die Vermögenswerte eines Unternehmens ist, dient es als Grundlage für die Finanzierung über Fremdkapital. Auch bei der Beantragung von Fördermitteln spielt die Planbilanz eine Rolle.
Ertragsplanung
Die Ertragsplanung ist eine in die Zukunft gerichtete Planungsgröße, die eine Ertragsprognose beinhaltet. Der Planungshorizont bezieht sich auf eine feste Planungsperiode, in der Regel 6-12 Monate. Möglich sind aber auch längere Prognosezeiträume, um die mittel- und langfristige Entwicklung zu beschreiben. Die Ertragsplanung besteht unter anderem aus Kosten-, Umsatz-, Absatz-, Abschreibungs- und Zinsplänen.
Liquiditätsplan
Der Liquiditätsplan stellt sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen gegenüber. Da die Auszahlungen in der Gründungsphase nicht selten höher als die Einzahlungen sind, ist der Liquiditätsplan eine entscheidende Größe für die Berechnung von notwendigem Fremdkapital. In der Regel wird ein Liquiditätsplan für den Horizont von mindestens zwei Jahren mit jeweils monatlicher Betrachtung aufgestellt.
Das sogenannte monatliche Liquiditätssaldo gibt somit Auskunft über die Liquiditätsentwicklung. Vereinfach gesagt beantwortet der Liquiditätsplan die Fragen danach, wie die Liquidität des Vorhabens sichergestellt wird und wie sich die Zahlungsfähigkeit auch langfristig garantieren lässt.
Gewinnverwendung
Der letzte zentrale, quantitative Bestandteil des Businessplans ist der Plan zur Gewinnverwendung. Dieser legt fest, was mit dem erwirtschafteten Gewinn geschieht. Mit dem Fortschreiten der Unternehmung verändert sich die Gewichtung der Verwendungszwecke. Während der Plan zur Gewinnverwendung für Gründer eine Leitlinie darstellt, ist er für Investoren ein Blick in die finanzielle Zukunft des Unternehmens und damit ein Entscheidungsinstrument zur Risikoabschätzung.
Angaben zur Gewinnverwendung im Businessplan
Grundsätzlich können Gewinne (sofern sie erwirtschaftet werden) auf unterschiedliche Weise verwendeten werden. Welchen Zweck der Gründer wählt, hängt zum einen von der Rechtsform zum anderen aber auch von der Branche und der zugrundeliegenden Strategie ab.
• Investition der Gewinne in den Betrieb selbst in Form von Anlagen, Maschinen, Technologie, Forschung etc.
• Erhöhung des Eigenkapitals durch Gewinne.
• Verwendung des Gewinns zum Zweck der Risikoabdeckung, um unvorhersehbare Risiken abzudecken.
• Rückzahlung von Fremdkapital (Schuldentilgung) oder Auszahlung von Teilhabern, die die Unternehmung verlassen möchten.
• Gewinnausschüttung an Gesellschafter und Mitarbeiter (z.B. Prämien, Erfolgsbeteiligungen).
• Ausschüttung von Gewinnen für private Zwecke.
Was ist ein Executive Summary?
Das Executive Summary ist eine kurze und präzise Zusammenfassung des gesamten Businessplans und steht am Anfang des Dokuments. Diese Zusammenfassung hat eine Länge von maximal zwei Seiten und fasst die wichtigsten Punkte zu den Themen „Produkt bzw. Dienstleistung“, „Markt“, Ziele und „Strategie“, „Finanzen“ und „Management“ auf jeweils einer Viertelseite zusammen. Ziel des Executive Summarys ist es, den Leser in möglichst kurzer Zeit von der Geschäftsidee und deren Umsetzung zu überzeugen.
Üblicherweise wird das Executive Summary damit erst am Ende der Businessplan-Erstellung verfasst. Die Qualität der Zusammenfassung muss möglichst hoch sein, denn häufig lesen potenzielle Kreditgeber und Investoren beim Erstkontakt nicht den ganzen Businessplan, sondern lediglich die Zusammenfassung. Wer hier nicht bereits überzeugt und Interesse weckt, wird meist aussortiert.
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Lernkarten Verlag Inh. David Guttmann
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